De Stichting Kunstzinnige Vorming Heuvelrug brengt het contact tot stand tussen de cursist of diens wettelijk vertegenwoordiger (gezamenlijk aan te duiden als cursist) en de docent en faciliteert de lessen van de docent. De docent is zelfstandig ondernemer. De cursist heeft, nadat het contact is gelegd, een rechtstreekse relatie met de docent. De lessen worden gegeven in de Heuvelrug Muziekschool (verder aan te duiden als HMS), Cultuurhuis ‘Pléiade’, Kerkplein 12, 3941 HV te Doorn.
Het cursusjaar loopt in beginsel van 1 september tot 1 juli van het jaar daarop. Afhankelijk van de landelijk vakantiespreiding kan deze periode daarmee in overeenstemming verschuiven. De vakantiedata vallen zoveel mogelijk samen met die van het basisonderwijs in de regio. Zie voor de actuele vakantiedagen de pagina Roosters en Prijzen.
Inschrijven voor cursussen kan gedurende het hele jaar. Na inschrijving beginnen de lessen op de 1e van de maand na inschrijving of op een in overleg met de docent bepaald tijdstip.
Inschrijving voor de instrumentale lessen, de zanglessen, de voorbereidende muzikale vormingslessen, ensembles, cursussen en projecten, is mogelijk via het op de website aanwezige aanmeldingsformulier Een eerste inschrijving voor de start van reguliere lessen, een cursus of project, geldt voor het gehele cursusjaar of de duur van de cursus of project. Bij inschrijving op een later moment, dan wel bij aanvang van de lessen na de start van het cursusjaar, geldt de inschrijving voor het resterende deel. De inschrijving is persoonsgebonden. Dit geldt ook voor de vier- en de tienlessenkaart. Inschrijving geldt per de 1e van de maand tenzij een cursus of project een ander aanvangstijdstip heeft. Een inschrijving wordt automatisch verlengd.
Soms is bij inschrijving voor de instrumentale lessen en cursussen plaatsing niet direct mogelijk in verband met het samenstellen van een groep of beschikbare lestijden. De cursist wordt dan door de docent op een wachtlijst geplaatst en zo snel mogelijk ingeroosterd.
Incidentele afwezigheid door persoonlijke omstandigheden van de cursist dient tijdig aan de betrokken docent persoonlijk te worden gemeld (zie voor telefoonnummer of e-mailadres de pagina Docenten en Lessen), of te worden gemeld op de voicemail van de HMS (tel. 0343 415118). Incidentele afwezigheid geeft geen aanleiding tot lesgeldrestitutie. Voor gebruikers van de vier- en tienlessenkaart geldt dat een verzuim tenminste 24 uur van tevoren bij de docent persoonlijk of op de voicemail van de HMS moet worden gemeld. Indien dit niet gebeurt wordt de les in rekening gebracht.
Incidentele afwezigheid door persoonlijke omstandigheden van de docent dient tijdig aan de betrokken cursist persoonlijk te worden gemeld. Wanneer een docent in een cursusjaar meer dan vier maal afwezig is heeft de cursist recht op teruggave van lesgeld over de gemiste lessen vanaf de vijfde gemiste les. Van afwezigheid wordt niet gesproken wanneer de docent heeft gezorgd voor vervanging of inhaal gelegenheid.
Na ontvangst van het inschrijfformulier stuurt de administratie van de HMS in opdracht van de docent een factuur. Bij het inschrijven in de loop van een cursus, wordt een evenredig deel van het lesgeld in rekening gebracht.
Betaling gebeurt bij voorkeur via automatische incasso door de HMS, of anders door overschrijving van het bedrag op de bankrekening van de HMS. Een machtiging voor automatische incasso kan bij de aanmelding worden afgegeven via het op de website aanwezige machtigingsformulier, of na ontvangst van het bij de factuur gevoegde machtigingsformulier.
Voor reguliere muziekonderwijs kan naar keuze een factuurbedrag boven € 100,- in één termijn of in vier termijn worden geïncasseerd of betaald. Lesgeld voor 4 en 10 lessenkaarten, cursussen en projecten dient voorafgaand in een termijn te worden voldaan.
Incasso voor tijdige aanmeldingen vindt plaats in de maanden oktober, november, december en januari. Bij inschrijving na 1 februari moet het bedrag in een termijn worden voldaan.
Opzegging van de lessen door de cursist is als volgt mogelijk:
Een opzegging gaat in per de 1e van de maand. De opzegging dient schriftelijk te geschieden via de administratie. Bij niet tijdige opzegging wordt de inschrijving geacht te zijn verlengd.
De prijzen/ tarieven voor de cursussen worden jaarlijks per september vastgesteld en gelden voor de duur van het cursusjaar. Deze kunnen jaarlijks worden herzien.
Bij muziekuitvoeringen en andere activiteiten van de HMS kunnen foto en/of video opnamen worden gemaakt. Deze zouden kunnen worden gebruikt voor publicitaire doeleinden zoals de website, flyers, programmaboekjes en de Facebookpagina van de HMS. Leerlingen van de HMS kunnen op deze beelden te zien zijn zonder vermelding van namen. De HMS gaat er van uit dat hiertegen geen bezwaren zijn.
Periodiek verstuurt de HMS aan alle cursisten per e-mail een nieuwsbrief met informatie over het muziekonderwijs en over uitvoeringen. Oud-leerlingen kunnen deze nieuwsbrief blijven ontvangen of ervoor bedanken. Belangstellenden kunnen zich via de website aanmelden voor de nieuwsbrief.